Lundi 10 février 2014, l’Université de Lausanne a accueilli la 3e édition de TEDxLausanne, qui a réuni près de 600 participants autour du thème Perpetual [r]evolution. J’ai rejoint le comité d’organisation de cet événement à la fin de l’été 2013 pour prendre les commandes de l’équipe communication, en tandem avec Loïc Favre.
Nous n’avons pas réinventé la roue, nous n’avons pas non plus livré une copie parfaite. Mais nous avons tout de même fait du bon boulot, selon la plupart des speakers et des spectateurs. Du coup, je pense que ça vaut le coup de partager les enseignements tirés de cette expérience, qui tiennent en cinq mots: préparation, immersion, spontanéité, équipe et… magie!
Préparation
Il n’y a pas de secret: rien ne fonctionne si on attend la dernière minute pour se mettre au travail. Réfléchir à l’avance, anticiper les besoins, stocker les idées… tout cela nous a permis de renforcer l’équipe pour pouvoir gérer les multiples activités du jour J: animation des profils sociaux, création de contenu (textes, photos et vidéos), conversation avec la communauté, lien avec les autres équipes (hospitality, production, sponsors, design, etc.)
Immersion
Que ce soit avec les journalistes, le reste de l’équipe ou dans les interactions avec le public, nous étions à la fois des ambassadeurs, des porte-parole, le bureau des renseignements ou encore le service clientèle. Du coup, il est important de bien connaître son sujet car durant l’événement, tout le monde est très occupé: difficile pour nous d’obtenir une réponse, des détails sur l’histoire de l’organisation, etc. C’est pourquoi il faut absolument s’immerger dans l’événement, connaître les gens, les valeurs, les enjeux, les difficultés, les points forts, etc.
Spontanéité
Ça paraît évident, mais le développement des réseaux sociaux impose une certaine transparence: n’importe qui peut interpeller l’équipe d’organisation de façon publique. Du coup, impossible de masquer un problème ou de minimiser une réclamation. Il faut, en plus, réagir de manière très rapide: si on vous reproche quelque chose dans les vingt première minutes de l’événement, vous ne pouvez pas attendre la fin de la conférence pour définir une réponse avec le(s) responsable(s) avant de la diffuser. Il faut répondre immédiatement pour que le public, se sente en de bonnes mains, pris en charge et bien servi. Et ne pas hésiter à reconnaître les « torts »: cette attitude sera appréciée et évitera qu’un problème prenne de l’ampleur.
Equipe
Il faut savoir s’entourer des bonnes personnes et ne pas sous-estimer la quantité de travail à fournir pour que l’événement soit une réussite. Le jour J, nous étions six en coulisses!
- Réseaux sociaux: j’ai passé l’essentiel de la journée à gérer le compte Twitter (une centaine de tweets, soit un toutes les trois minutes) pendant que Christian Riba se chargeait des pages Facebook et Google+ (environ 80 posts).
- Serge Piguet a réalisé des photos d’ambiance qui alimentaient notre compte Instagram. Il a aussi parlé avec des spectateurs et des speakers pour permettre à Jonas Hangartner de filmer, puis monter une vingtaine de mini-interviews diffusés sur Instagram (« 15 secondes avec… »).
- Sophie Badoux a géré les relations presse: accueil et briefing des journalistes, renseignements et organisation d’interviews tout au long de la journée, rédaction du communiqué de presse.
- Loïc s’est chargé de créer du contenu texte et images, de la coordination avec le reste de l’équipe d’organisation et de remplacer chacun de nous pendant les inévitables pauses pipi.
Magie
« Un petit groupe de personnes qui ne se connaissent pas pour la plupart, qui ne se réunissent presque jamais, qui communiquent par email et organisent le travail sur Basecamp. Et le jour où ils mettent toutes les pièces du puzzle ensemble, ça marche et ça donne un événement génial avec près de 600 spectateurs. Je trouve ça incroyable. » Ce n’est pas de moi, je l’ai entendu dans la soirée. Mais ça résume parfaitement l’aventure TEDxLausanne. C’est vrai que c’est génial. Surtout qu’on finit quand même par les rencontrer, ces gens. Et qu’ils sont vraiment sympas, enthousiastes et très pros.
