Conversation surréaliste aujourd’hui. J’étais en voiture, en route pour Epalinges. Un téléphone inopiné m’avait empêché de quitter le bureau a temps et comme mon rendez-vous était avec une Espagnole, je ne pouvais pas vraiment compter sur sa compréhension du quart d’heure vaudois, un concept tout en subtilité locale.
Je décide donc de la prévenir de mon « retard » en mettant cette feignasse de Siri au boulot. Taper des sms au volant, non merci. J’ai vu assez de campagnes de prévention.
Lundi 10 février 2014, l’Université de Lausanne a accueilli la 3e édition de TEDxLausanne, qui a réuni près de 600 participants autour du thème Perpetual [r]evolution. J’ai rejoint le comité d’organisation de cet événement à la fin de l’été 2013 pour prendre les commandes de l’équipe communication, en tandem avec Loïc Favre.
Nous n’avons pas réinventé la roue, nous n’avons pas non plus livré une copie parfaite. Mais nous avons tout de même fait du bon boulot, selon la plupart des speakers et des spectateurs. Du coup, je pense que ça vaut le coup de partager les enseignements tirés de cette expérience, qui tiennent en cinq mots: préparation, immersion, spontanéité, équipe et… magie!
Préparation
Il n’y a pas de secret: rien ne fonctionne si on attend la dernière minute pour se mettre au travail. Réfléchir à l’avance, anticiper les besoins, stocker les idées… tout cela nous a permis de renforcer l’équipe pour pouvoir gérer les multiples activités du jour J: animation des profils sociaux, création de contenu (textes, photos et vidéos), conversation avec la communauté, lien avec les autres équipes (hospitality, production, sponsors, design, etc.)
Immersion
Que ce soit avec les journalistes, le reste de l’équipe ou dans les interactions avec le public, nous étions à la fois des ambassadeurs, des porte-parole, le bureau des renseignements ou encore le service clientèle. Du coup, il est important de bien connaître son sujet car durant l’événement, tout le monde est très occupé: difficile pour nous d’obtenir une réponse, des détails sur l’histoire de l’organisation, etc. C’est pourquoi il faut absolument s’immerger dans l’événement, connaître les gens, les valeurs, les enjeux, les difficultés, les points forts, etc.
Spontanéité
Ça paraît évident, mais le développement des réseaux sociaux impose une certaine transparence: n’importe qui peut interpeller l’équipe d’organisation de façon publique. Du coup, impossible de masquer un problème ou de minimiser une réclamation. Il faut, en plus, réagir de manière très rapide: si on vous reproche quelque chose dans les vingt première minutes de l’événement, vous ne pouvez pas attendre la fin de la conférence pour définir une réponse avec le(s) responsable(s) avant de la diffuser. Il faut répondre immédiatement pour que le public, se sente en de bonnes mains, pris en charge et bien servi. Et ne pas hésiter à reconnaître les « torts »: cette attitude sera appréciée et évitera qu’un problème prenne de l’ampleur.
Equipe
Il faut savoir s’entourer des bonnes personnes et ne pas sous-estimer la quantité de travail à fournir pour que l’événement soit une réussite. Le jour J, nous étions six en coulisses!
Magie
« Un petit groupe de personnes qui ne se connaissent pas pour la plupart, qui ne se réunissent presque jamais, qui communiquent par email et organisent le travail sur Basecamp. Et le jour où ils mettent toutes les pièces du puzzle ensemble, ça marche et ça donne un événement génial avec près de 600 spectateurs. Je trouve ça incroyable. » Ce n’est pas de moi, je l’ai entendu dans la soirée. Mais ça résume parfaitement l’aventure TEDxLausanne. C’est vrai que c’est génial. Surtout qu’on finit quand même par les rencontrer, ces gens. Et qu’ils sont vraiment sympas, enthousiastes et très pros.
Petit rappel: le site internet d’une entreprise, ce n’est pas juste un truc qu’il faut avoir, comme une plaque minéralogique ou une inscription au Registre du commerce. Non, un site internet, ça peut (et même ça doit) être utile à vos publics: vos clients, vos partenaires, vos fournisseurs, vos prospects, etc.
Cher opticien, tu ne le sais pas encore, mais tu viens de me faire perdre 45 minutes de ma journée. T’inquiète, je t’aime encore. Mais ça m’agace quand même un peu. Il faut que je t’explique: ce matin, je me rends compte que le niveau de mon flacon de liquide d’entretien de mes lentilles est dangereusement bas. Je dégaine mon iPhone, consulte ton site internet que je découvre flambant neuf, et je vois que tu ouvres à 9h, donc dans 25 minutes.
Je suis à deux pas, je décide donc de prendre un chai latte au Starbucks de St-François et de tuer un peu le temps. En envoyant 1-2 mails et en avançant dans mon bouquin. Attention, je ne dis pas que c’est désagréable, hein. M’enfin je serais plus utile à mon boulot. L’heure arrive, je sors et parcours les 200 m qui me séparent de chez toi. Je pousse la porte de l’immeuble et monte les deux étages à pied.
Et là, c’est le drame. Je vois tout de suite que quelque chose cloche. Ta porte, habituellement d’une élégante sobriété, est affublée d’une incongrue feuille blanche recouverte d’un texte que je n’arrive pas à lire depuis les dernières marches. J’avance, une boule au ventre. C’est bien ce que je craignais: « Nous informons notre aimable clientèle que notre studio sera exceptionnellement fermé jeudi 17 octobre. »
Je t’en veux un peu, mais j’en veux aussi au gars qui t’a fait ton beau site tout neuf. Parce que s’il avait été un peu malin, il t’aurait demandé à un moment ou à un autre: « Cher monsieur l’opticien, est-ce qu’il vous arrive de temps à autres de fermer la boutique, genre pour des vacances ou à d’autres occasions inattendues? Parce que dans ce cas je pourrais vous préparer un petit système pour avertir les visiteurs du site. »
Seulement voilà, le gars n’y a pas pensé. Et toi non plus d’ailleurs. On est en 2013 et vous m’obligez à venir jusqu’à ta porte pour me dire que tu es fermé. Ça va pas, c’est pas sérieux. Je dois donc repartir la tête basse et les poches vides. Regagner mon parcours habituel après avoir perdu 45 minutes de ma précieuse journée. Quarante-cinq minutes de ma vie. Pas merci, cher opticien.
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